Mødeledelse basic

• Livsstilssygdomme blandt møder
• Diskussionens naturlov: Sådan forløber vores diskussioner ofte, hvis de ikke faciliteres:
  • Talerækken, den fri drøftelse, og samtalernes mange spor.
  • Positioneringer, rituel stammedans og lunken kaffe.
  • At argumentere for en holdning og eftervise noget, der allerede er sagt.
• Demokratiske versus autoritative kulturer – hvilke mekanismer skal vi hhv. fremme og hæmme?
• Forudsigelige roller: Hvem melder sig til arbejdsgruppen, hvem skriver referat, hvem taler meget, hvem siger ikke noget. Relevant viden og erfaring fra alle i spil…
• Hvordan skabes ejerskab? Formidling versus involvering.

• Hvad er facilitering – hvad er det ikke?
• Mødeleder versus facilitator
• Dagsorden versus drejebog
• Dine opgaver som mødeleder og facilitator.
• Facilitatorens udvidede mandat bl.a. til at
  • bruge andre arbejdsformer end diskussionen og drøftelsen.
  • tilrettelægge arbejdsformen, så den understøtter punktets formål.
  • afslutte et punkt, når man vurderer, at punktet ikke har brug for mere – ikke først når tiden er gået.
  • afvise eller afbryde indlæg, der ikke giver tilstrækkeligt stor værdi for tilstrækkeligt mange.
  • fokusere på arbejdsformen, gruppen, processerne og leverancerne – udover mødets formål og punkter.
• Sådan opbygger du en drejebog. Vi gennemgår skabelonen, og du får de bedste tips til at forberede faciliteringen.
• Forberedelsen og facilitatorens vigtigste spørgsmål: Formål, formål, formål…
• 10 eksempler på forskellige formål, der kan gemme sig bag ved et punkt.

• Motivation, ejerskab, engagement… Derfor er du NØDT til at bruge tid på det.
• Model over sammenhængen mellem forandringens omfang og nødvendigheden af involvering.
• Metoder til at få dine kollegaer, projektdeltagere, medarbejdere, interessenter, samarbejdspartnere, til at tænde på dit projekt og prioritere dine mails og opgaver.
• Involvering er forudsætning for ejerskab. Og involvering er andet og mere end
  • at have indflydelse på beslutningen
  • at holdningstilkendegive og sige hvad man mener….
  • at stille spørgsmål efter et oplæg….
  • at have en fri drøftelse
• 6 eksempler på meningsfuld og værdiskabende involvering.
• Sådan opdager og undgår du pseudoinvolvering.
• Facilitatorens ejerskabs-mantra:
  • ”Den der har tussen har ejerskabet”
  • ”Den der taler/arbejder med emnet får ejerskabet”
• ”Hvis din leder (eller du) ikke kan holde taler som Obama…. ” Klassiske faldgruber for en (projekt-)leder.

• Lær de 6 grundlæggende faciliteringsdogmer at kende: 6 principper for facilitering, som er så grundlæggende at de kan bruges i næsten enhver proces:
  • Dogme # 1 – Formål, formål, formål. Formålet bestemmer procesdesignet og værktøjerne – ikke omvendt. Brug værktøjet, Designkriterier, til at forventningsafstemme med din proces-ejer og til at finde ind til formålet med processen FØR i laver procesdesignet. Og brug dernæst den arbejdsform, der passer til formålet.
  • Dogme # 2 – Adskil åbne og lukke faser
  • Dogme # 3 – ”1,2, mange” – brug individuelt og parvist arbejde til alle møder.  Alle kommer nemmere på banen, tid til de introverte.
  • Dogme # 4 – Producer > diskuter. Minimer plenum-diskussion og lad i stedet mødedeltagere producere, bruge deres viden og erfaring på at producere noget, der kan bruges fremadrettet. Tænk i fremadrettede bidrag fremfor holdningstilkendegivelse
  • Dogme # 5 – Oversæt emnet (det deltagerne producerer) til en grafisk skabelon. Det faciliterer indirekte gruppernes arbejde, og gør det meget nemmere for dem, at holde sig til emnet, komme hele vejen rundt eller komme tilstrækkeligt langt ned.
    Hør hvordan de grafike skabeloner og visuelle modeller kan blive din co-facilitator og gøre dit arbejde meget, meget lettere.
  • Dogme # 7 – Spørgeteknik – stil de spørgsmål, der bringer jer fremad. Bagudrettede eller fremadrettede spørgsmål. Åbne eller lukkede spørgsmål.
• Vi  gennemgår desuden facilitatorens arbejdsgang fra det forberedende møde, over procesdesign og gennemførsel til opsamling og evaluering.
  

• Sådan laver du en god dagsorden: Tips til at få dagsordnen til faktisk at være guidende for mødet og for deltagernes bidrag og adfærd på mødet.
• Jo mere, du kan skærpe dagsordnen og dermed afstemme forventningerne om, hvad der kan forventes, jo bedre bruger I jeres tid.
• Lær at spotte forskellen på
  • de gode dagordner
  • de halv-gode eller
  • de virkeligt dårlige dagsordner.
• Og lær, hvad du kan gøre, for at forbedre jeres dagsordner markant.
• Tips til at hjælpe oplægsholdere og eksterne ’punkt-ejere’ med at gøre beskrivelsen af deres punkter i en dagsorden meget skarpere.
• Og så gennemgår vi de forskellige typer beslutninger:
  • Flertalsbeslutninger
  • koncensusbeslutninger
  • ’fingeren-i-jorden’ og lederen beslutter derefter,
  • ”de stærke stemmer nikker”-beslutning eller
  • “dem, der griber bolden, bestemmer….”

Opstart, indflyvning, in-tuning….

• Derfor har vi brug for at få fælles fokus og fælles afsæt: Lær hvad det koster at starte møder for sjusket op.
• Kend gunden til at deltagerne aldrig er lige så klar og velforberedte, som du forventer
• Og så får du tre konkrete værktøjer til at skabe fælles fokus og forventningsafstemme – uden at det koster meget tid og giver en tung start.
  • Værktøjet, Hvad ved vi om emnet
  • Værktøjet, Beslægtede emner
  • Værktøjet, Hvad var det nu, vi besluttede sidst

Høst! Opsamling, konklusion, afslutning.

• Målsætning: Aldrig mere afslutte et møde uden at have tid til at samle ordentligt op og høste, det I sammen har produceret og udviklet!
  Det lærer du her!
• Når det, vi får ud af møderne, bliver tydeligere, bliver vi mindre frustrerede over møderne
• Kend de tre forskellige områder, I skal høste på.
  • Beslutninger og konklusioner
  • Aftaler og opgaver
  • Opfølgninger og næste skridt.
• Hør om begrebet, Den Store Mødeemhætte og lær at undgå den.
• Forhindrer du dine mødedeltagere i at få ejerskab ved at tale for meget ansvar som mødeleder?
  Lær hvordan du kan involvere deltagerne i konklusioner og referater, så du ikke skal stå med ’aben’ selv.
• Og få alternativer til det skriftlige referat: Andre opsamlingsmetoder, der er mere motiverende og ejerskabsfremmende

• Gennemslagskraft, at fylde rollen ud og ’ta’ rummet’
• Lær at skelne mellem det formelle mandat versus det oplevede/praktiserede mandat.
• Det formelle mandat: Find ud af, hvordan du sikrer dig, at du har det formelle mandat som mødefacilitator – og ved hvor langt det rækker.
• Det oplevede og praktiserede mandat: Få viden om, hvordan du ’gør’ dit mandat, så du udfylder facilitatorrollen med en passende gennemslagskraft og balanceret autoritet.
• Opdag den ene ting, der reducerer din gennemslagskraft drastisk.
• Lær at bruge dit kropssprog og din placering i rummet – din koreografi – til at understøtte din rolle og mødets formål.
• Få dit kropssprog til at understøtte din facilitatorrolle og styrke din gennemslagskraft.
• Vi gennemgår tre ’knapper,’ du kan skrue på, så dit kropslige udtryk passer til dit verbale indhold.
• Lær hvordan du indretter rummet, så det fremmer mødets formål og indirekte guider deltagerne til at arbejde på den måde, der tjener punktet bedst (idegenerende, associerende, divergent eller konkluderende, besluttende, konvergent. Autoritetstro eller anerkistiske. Formelle eller personlige.
• Hør om kunsten at afbryde… og få konkrete vendinger og sætninger, der hjælper dig med at afbryde en mødedeltager på en høflig og anerkendende måde.
• Tips til at håndtere relationen til irriterede og frustrerede mødedeltagerne.
• Og få 3 visuelle værktøjer til at bringe samtalerne tilbage på sporet – hvis de er stukket af…

Facilitatorens principper

• Gennemsigtighed
• Neutralitet – og hvad så, når vi ikke kan være neutrale?
• Respekt
• Beskyttelse af mindretal og minoritets-stemmer

Få inspiration til, hvordan du håndterer svære dilemmaer, som f.eks.

• en leder eller proces-ejer ønsker at manipulere en gruppe eller lave en pseudoproces (hvor man lader som om, man har indflydelse, men reelt ikke har).
• det meste af samtalen foregår ’usagt’ og mellem linjerne og skygger for den egentlige dialog.
• du ikke kan være neutral, men har – og skal have – en holdning til hvad er den bedste beslutning.
• der er et mindretal i gruppen, som har lav status; er upopulært; opfattes som irriterende; mener det modsatte af alle de andre… men hvis input kan være meget værdifuldt for projektet.

Lær kunsten at håndtere ‘besværlige’ mødedeltagere. Du får inspiration til, hvordan du på en respektfuld, neutral og gennemsigtig måde, arbejder med de mødedeltagere, der kan synes ’besværlige’ eller på anden måde tage meget fokus i dine tanker og dit samlede billede af gruppen:

• Den vrede
• Den meget detalje-orienterede (eller den meget helhedsorienterede, abstrakt tænkende eller …)
• Den snakkesalige
• Den stille
• Kværulanten